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Eventi professionali: 5 passaggi per un evento di successo

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Eventi professionali: 5 passaggi per un evento di successo

Guidano l'industria turistica, sempre più al centro delle motivazioni di viaggio e rappresentano un autentico volano per Paesi e destinazioni che continuano ad impegnarsi nel consolidare la propria posizione sul mercato MICE.

L'industria degli Eventi Professionali negli ultimi anni ha subito una grande innovazione: le nuove tecnologie che avvicinano domanda e offerta, ma anche una nuova attenzione verso tematiche etiche ed ambientali hanno modificato il rapporto tra azienda e consumatore finale.

Anche le richieste da parte dei clienti hanno visto una crescita nella complessità, spesso senza crescita dei budget a disposizione. Di conseguenza, anche la realizzazione dell'evento ha subito un profondo cambiamento con nuovi elementi d'incertezza a minarne il successo.

Competitività tra professionisti, strutture alberghiere e destinazioni (vedi la nascita dei Convention Bureau o Center) spingono l'offerta verso un mercato estremamente concorrenziale e portano le aziende ad avere enorme potere contrattuale.

Una forte specializzazione di tecniche e professionalità, inoltre, dimostra la complessità di questo lavoro, tanto è vero che l'Event Manager è considerata una tra le professioni più redditizie e stressanti, secondo la classifica 2017 di Career Cast.

Spesso, però, gli errori nella realizzazione di un evento restano i medesimi: non accurata determinazione del budget dei costi, mancanza di procedure chiare, scarsa sinergia tra reparti e fornitori, mancanza di una consuntivazione dell'evento.

Risultato? L'evento ha soddisfatto il cliente ma non è stato redditizio o, caso peggiore, è stato un flop per clienti, partecipanti e per i ricavi.

Quali strumenti servono per organizzare e
valutare l’impatto di un evento?

A prescindere dalla tipologia Business o Leisure, dalla portata, dal grado di complessità e dalle richieste del cliente ( spesso all'ultimo momento ), il successo di un evento professionale risiede nella capacità di creare preventivi e procedure efficaci. In una parola sintetica, di Governance.

Ecco allora, 5 aspetti su cui lavorare per realizzare un evento di successo, per il cliente e per la vostra struttura o società:

1 - Fase di Preventivazione: il budget dei costi è l'elemento guida per una buona vendita e una buon risultato economico con la giusta marginalità;

2 - Fase di Strutturazione: procedure chiare a tutti i Dpt per facilitare l'organizzazione, spesso diverse per business o leisure;

3 - Fase di Realizzazione: definire tempistiche e scadenze per ogni fornitore nel brief pre-evento con tutti i reparti e relativi SAL;

4 - Fase di Coinvolgimento: comunicare con tutti i reparti in modo continuativo, perché l'evento è sempre un lavoro di gruppo;

5 - Fase di Consuntivazione: briefing post evento tra i vari Dpt per verificare il rispetto di procedure e del budget. Inoltre, nel caso qualcosa non sia andato come da programma, è fondamentale per capirne la natura ed evitare che si ripeta con il prossimo cliente.

Quali figure servono oggi?

L’apertura degli eventi al digitale ha consentito di creare nuove figure professionali ma, allo stesso tempo, sviluppare quelle già esistenti. Ecco 4 figure di cui non potete fare a meno se organizzate eventi professionali:

Meetings & Events Designer

Istituzionalizzato anche da Philip Kotler, tale figura è il responsabile della strutturazione e progettazione di un evento.

Non si tratta di una nuova figura, bensì di una evoluzione delle mansioni dovute all’uso sempre più continuo della tecnologia ma anche dell'importanza della gestione delle criticità e dei budget.

Compito di tale figura è creare la miglior esperienza compatibilmente con gli spazi di budget, così da garantire il successo dell'evento attraverso la soddisfazione degli ospiti/cliente.

Event Tech Expert

Figura fondamentale nella scelta delle tecnologie da applicare all'evento, consentendo all'azienda di ottimizzare le risorse da dedicare a tale voce.

Dalla creazione di effetti speciali fino alla gestione di aspetti complessi come lo sviluppo di applicazioni ad hoc o la loro integrazione all’interno degli eventi.

Event Sustainability Coordinator

Il tema sostenibilità è ormai riconosciuto a livello europeo e sta obbligato l’industria degli eventi ad agire in ottica di minor impatto ambientale.

Numerose le iniziative, così come le piattaforme pensate per avvicinare gli operatori al tema green e della food security & save.

Event Social Manager

Tale figura svolge un ruolo chiave all'interno di tutta strategia di marketing o Piano di marketing.

Dall’acquisizione, alla fidelizzazione, al servizio del cliente fino alla corretta presenza nei social media nel prima, durante e dopo l'evento.

E' l’ufficio stampa nell’era digitale, crea il piano dei contenuti e il calendario editoriale per garantire la comunicazione dell'evento a 360 gradi.

Gestisce gli analytics, controlla le attività e analizza risultati, si occupa dell'immagine e supporta l'organizzazione dell'evento.

Un’indagine XING Events basata su 2000 organizzatori di Eventi Professionali, rivela che la fiducia nei social media è molto forte e che continueranno ad investire su questi.
Inoltre, un’altra indagine rivela che il 7% degli intervistati investe più di 7000 euro l’anno affinché il proprio progetto sia comunicato e pubblicizzato a 360 gradi.
Fonte Accademia degli Eventi

Ad eventi diversi corrispondono obiettivi, pubblici, strumenti e modalità di comunicazione differenti, ma quello che resta invariato è lo scopo primario, cioè la comunicazione verso i partecipanti e l'esterno.

Ecco, sinteticamente, cosa è imprescindibile per il successo/efficacia di un evento:

  • competenza e strategia
  • capacità relazionali
  • definizione obiettivi, strumenti e processi
  • conoscenza del prodotto
  • conoscenza del mercato
  • azioni efficaci
  • misurazione, analisi e implementazione
  • Passione e sacrificio (no improvvisatori)

Sei un organizzatore di eventi professionali o lo vuoi organizzare? Contattami per ricevere il file per gestire al meglio tutte le fasi dell'evento come un Events Manager.